Klauzula dla klienta oraz osób fizycznych pełniących funkcję członków
organów osób prawnych, prokurentów, pełnomocników, reprezentantów
klientów oraz osób kontaktowych ze strony klienta
Zgodnie z art.13 ust.1 i 2 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, iż:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Higma Service Sp. z o.o., ul. Gosławicka 2, 45-446 Opole, NIP: 7542833295, KRS: 0000245309, REGON: 160047090
2. W sprawie udzielania informacji dotyczących Pani/Pana danych osobowych prosimy kontaktować się na skrzynkę mailową Inspektora ochrony danych: iod@higmaservice.pl
3. W sytuacji gdy jest Pani/Pan przedstawicielem naszego Klienta Pani/Pana dane osobowe
a) przetwarzane będą w celu:
▪ nawiązywania i utrzymania relacji biznesowych w tym podpisywania umów lub w celu kontaktu w związku z realizacją umowy na podstawie prawnie
uzasadnionego interesu administratora -art. 6 ust.1 lit. f RODO
▪ w celu weryfikacji wiarygodności Klienta w oparciu o realizację prawnie uzasadnionego interesu administratora -art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
▪ obsługi zamówień składanych mailowo, telefonicznie, za pomocą platform zakupowych na podstawie realizacji prawnie uzasadnionego interesu
administratora --art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
▪ realizacji obowiązków prawnych ciążących na administratorze związanych np. z rozliczeniem finansowo-księgowym na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
▪ w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego produktów i usług własnych w oparciu o przesłankę prawnie uzasadnionego interesu administratora art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
▪ obsługi reklamacji w oparciu o przesłankę z art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadniony interes Spółki
▪ windykacji i dochodzenia roszczeń na podstawie realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki - art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
b) Pani/Pana dane pozyskaliśmy:
• w przypadku, gdy jest Pani/Pan osobą reprezentującą spółkę - od podmiotu, w którym pełni Pani/Pan funkcję członka organów osób prawnych oraz z
rejestrów podmiotów gospodarczych (KRS,CEIDG,GUS), ogólnodostępnych źródeł – w tym portalu LinkedIn, stron internetowych podmiotu który Pani/Pan
reprezentuje
• w przypadku, gdy jest Pani/Pan osobą wyznaczoną przez podmiot do kontaktu: od podmiotu, w którym pełni Pani/Pan tę funkcję w ramach realizowanej
umowy.
c) Pani/Pana dane nie będą podlegały profilowaniu oraz na ich podstawie nie będą podejmowane zautomatyzowane decyzje.
4. W sytuacji, gdy jest Pani/Pan naszym Klientem -stroną łączącej nas umowy Pani/Pana
dane osobowe
a) przetwarzane będą w celu:
▪ realizacji umowy oraz podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy zgodnie z przesłanką z art. 6 ust.1 lit. b RODO;
▪ w celu realizacji marketingu bezpośredniego - w oparciu o przesłankę prawnie uzasadnionego interesu administratora art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
▪ w celu weryfikacji wiarygodności Klienta w oparciu o realizację prawnie uzasadnionego interesu administratora -art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
▪ obsługi zamówień składanych mailowo, telefonicznie, za pomocą platform zakupowych (np. E-BOK) na podstawie realizacji umowy - art. 6 ust.1 lit. b
RODO;
▪ realizacji obowiązków prawnych ciążących na administratorze związanych np. z rozliczeniem finansowo-księgowym na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
▪ obsługi reklamacji w oparciu o przesłankę z art. 6 ust. 1 lit. c RODO
▪ windykacji i dochodzenia roszczeń oraz w niektórych przypadkach dokonania wpisu do Krajowego Rejestru Długów na podstawie realizacji prawnie
uzasadnionego interesu Spółki - art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
▪ utrzymania relacji biznesowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora - art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
b) Pani/Pana dane pozyskaliśmy ze źródeł ogólnodostępnych – Internet (rejestry podmiotów gospodarczych takie jak CEIDG, KRS, GUS, portal LinkedIn, strony internetowe. W celu weryfikacji wiarygodności pozyskaliśmy Pani/Pana dane z biur informacji gospodarczej (takich jak np. KRD). Ponadto podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest niezbędne do zawarcia i realizacji umowy.
c) Pani/Pana dane będą podlegały profilowaniu, które polega na ocenie wiarygodności Klienta, określeniu jego sytuacji ekonomicznej, lecz nie będą
podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przekazywane hostingodawcy poczty e-mail, dostawcom oprogramowania, firmom świadczącym usługi IT, hostingodawcy strony www, firmom serwisującym sprzęt IT, kancelarii prawnej, firmie niszczącej dokumenty, firmom kurierskim i transportowym, producentom i dostawcom produktów, firmom doradczym, Poczcie Polskiej, S.A., bankom, do biur informacji gospodarczej, KRD oraz innym uprawnionym na mocy prawa podmiotom.
6. Pani/Pana dane osobowe będą przekazywane do państw trzecich w związku z korzystaniem z narzędzi dostarczanych przez podmioty spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Przekazywanie danych odbywa się w oparciu o standardowe klauzule umowne.
7. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres:
- w sytuacji gdy nie dojdzie do zawarcia umowy – do zakończenia negocjacji lecz nie dłużej niż rok od ostatniego kontaktu.
- w sytuacji zawarcia umowy przez czas jej realizacji, a następnie do upływu roszczeń z umowy. Dane z dokumentów finansowych będą przechowywane przez czas wskazany w przepisach prawa z zakresu rachunkowości – tj. 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dane przetwarzane w oparciu o prawnie uzasadniony interes będą przetwarzane do wniesienia sprzeciwu lecz nie dłużej niż to konieczne do osiągniecia wskazanego celu.
8. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych wyrażenia sprzeciwu.
9. Ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.
Z naszą Polityką Prywatności można się zapoznać pod adresem:
www.higma-service.pl/polityka-prywatnosci/